Fácil de Archivar, Fácil de Encontrar

El objetivo de toda organización – pero especialmente el de la organización electrónica es que los documentos, los correos y las fotos sean FÁCIL DE ARCHIVAR y FÁCIL DE ENCONTRAR.

¿Cómo lograrlo?

Documentos

1.     Cree MACRO carpetas para los principales temas que maneja.  Por ejemplo, pueden ser los diferentes clientes que maneja.  O puede ser las diferentes clases en la universidad.  O puede ser “Personal”, “Profesional”, “Hijos”, etc.

2.    Dentro de cada macro carpeta, cree MICRO carpetas. Por ejemplo, dentro de la clase de Biología, hay micro carpetas de “Exámenes, Trabajos, Notas, etc.”

3.    Y puede ir creando micro, micro, micro carpetas según lo vaya necesitando.

Correos

1.    Parta del principio que el Inbox es un archivo TEMPORAL.  ¡Allí NO deben de vivir los miles de correos que le han entrado en los últimos cinco años!  (que es lo que hace la mayoría de las personas)

2.    Cree Carpetas de Correo.  Allí guarde correos que va a necesitar en los próximos 6 meses.  Por ejemplo, links a reuniones, artículos interesantes o documentación para algún proyecto.

3.    Los correos que quiera guardar por mucho tiempo, archívelos en las carpetas de Documentos – las que creo en el punto anterior.

Fotos

1.    Decida las categorías que va a usar para guardar sus fotos.  Puede ser años, eventos, miembro de la familia, lugares, etc.

2.    Cree las Carpetas, y vaya archivando las fotos en las categorías que corresponden.