La Pregunta más Importante

Mire su listado de tareas pendientes.  ¿Cuántas de ellas tienen un estimado del tiempo a lado?  Si es como la mayoría de personas, la respuesta es… ninguna. 

Cuando escribimos listados de tareas pendientes, la mayoría de nosotros nos hacemos una sola pregunta:  “¿Qué tengo que hacer?”.  Rara vez nos preguntamos:  “¿Cuánto tiempo me tomará hacerlo?” 

Este método usualmente resulta en una lista intimidante de tres, cuatro, cinco páginas:   “pintar la cocina, investigar cómo hacer un bonsai, balancear la chequera, comprar un sartén nuevo, llamar a mi tía, imprimir el documento, ir al supermercado”, etc. etc.”  Al revisar su lista, tal vez escoja qué hacer en base a lo que sea más fácil, a lo que más le guste hacer, a lo más urgente…  pero probablemente no considere cuanto tiempo va a tomar en su decisión.  Está manejando sus tareas de forma cualitativa, NO cuantitativa.

 La diferencia entre buenos y malos administradores de tiempo gira en torno a esta pregunta crítica:  Cuánto tiempo me tomará?  Los buenos administradores de tiempo calculan cuánto tiempo les tomará hacer algo, y lo meten en su horario dependiendo de cuánto tiempo disponible tienen.  El reporte tomará 2 horas?  Lo hago el lunes en la mañana antes de mi reunión de las 11am.  Se canceló la cita y se liberó ½ hora? Habiendo calculado qué puede hacer en 30 minutos, aprovecha a hacerlo, en vez de automáticamente responder correos, o aún peor, desperdiciar tiempo decidiendo cuál de sus múltiples tareas hacer. 

Tenga por seguro que nadie nace sabiendo cómo dimensionar el tiempo que tomará una tarea.   Con la práctica, es una destreza simple que todos pueden dominar.  Todo comienza con hacerse la pregunta: “Cuánto tiempo me tomará hacerlo?”